会計ソフト活用法

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現在では経理の事務処理を会計ソフトを使って行うことが多くなってきたことと思います。そこで、このページでは会計ソフトの活用方法を解説してみます。

手書きではなく会計ソフトで記帳することのメリット
 現在では手書きで元帳を作成するのではなく、会計ソフトを利用される方が一般的となっていると思いますが、あらためて会計ソフトを利用することのメリットを整理しておきましょう。
・いったん仕訳を入力すれば総勘定元帳、試算表、決算書まで自動的に作成できる
・データを修正する場合にも修正データを入力すれば関連帳票に自動的に反映する。


会計ソフトの種類

 パソコンショップなどに行けば次のような会計ソフトが販売されています。実売価格は3万円から15万円ほどで、経理担当者が自分のパソコン1台に導入して使う分には基本的な機能はそれほど差がないのかもしれません。記載順序は商品名のアイウエオ順です(念のため)。
・会計王(ソリマチ)
・勘定奉行(OBC:オービック・ビジネス・コンサルタント)
・PCA会計(PCA)
・弥生会計(弥生)
 

会計ソフトの導入手順
 会計ソフトを導入するには次のような手順になります。
 (1)会計ソフトの選択
  会計ソフトを購入するときには次の事項を参考もしくは実施してみてください。
  ・会計ソフトのパンフレット
  ・会計ソフト販売会社のHP閲覧、販売会社への購入前の相談
  ・パソコンショップでのセミナー参加、実際にソフトにふれてみる
  ・顧問税理士などへの相談

 (2)会計ソフトの購入とインストール
  選択した会計ソフトを購入し、インストールします。経理担当者が自分のパソコン1台に導入して使う分には通常のソフトのインストールと何ら変わりません。

 (3)部門の設定
  企業の組織編成において複数の部門が設定されているときは会計ソフトにおいても部門の設定を行います。また、現実には部門が設定されていないときでも業績把握を行うために会計ソフト上では部門を設定することもあります。
 実際に行ったことはないですが、営業マン1人一人を一つの部門として損益管理するという方法も考えられます。

 (4)勘定科目の設定
  あらかじめ定番的な勘定科目は用意されていますので、自社で特有な勘定科目だけを新たに設定していきます。

 (5)補助科目の設定
  補助科目とは勘定科目ごとに設定する内訳項目です。例えば「普通預金」という勘定科目に対して「○○銀行」という補助科目を設定します。資金繰りは銀行ごとに行う必要がありますので、もれなく利用している金融機関を補助科目として設定します。
 同様に借入金勘定に対する金融機関など、売掛金勘定に対する得意先、買掛金勘定に対する仕入先、また、仮払金勘定に対する従業員名も補助科目として設定すると誰に対して残高がどれくらいあるかもすぐわかり便利です。

 (6)導入時点の残高登録
  会計ソフトをインストールした時点での各勘定科目・補助科目の残高を入力します。期中で会計ソフトの利用を開始したとき、例えば6月21日から会計ソフトを利用しようとするときは、イ)4月1日から6月20日までの各勘定科目・補助科目の残高を入力する、ロ)4月・5月の各勘定科目・補助科目の残高および6月1日から6月20日までの日々の取引を入力する、ハ)4月1日から6月20日までの日々の取引を入力するなどの方法があります。
 つまり、期中導入の際のポイントは事業年度開始日から会計ソフトの導入時までのデータをどこまで利用したいのかというという点から考えればいいでしょう。
 ただし、消費税の扱いを考えますと期中導入の場合、かなり煩雑になりますので、期中導入はなるべく避けた方が賢明です。

  (7)摘要の登録
  仕訳をきった場合、通信費であれば郵送料とかNTT電話料などのメモ書きをすることがあります。これが摘要です。会計ソフトでは勘定科目(例えば通信費)ごとに摘要を登録することができます。摘要を登録しておけば仕訳のつど、摘要を入力する必要がなくなり会計処理の迅速化を図ることができます。

 (8)自動仕訳の登録
  毎月、同じ仕訳を計上することがあります。給料、通信費、光熱費などです。こうした定型的な仕訳はその仕訳パターンを自動仕訳として登録することができます。例えば営業社員に携帯電話を配布している場合で、毎月それぞれの携帯番号11桁を入力している会社もありますが、自動仕訳登録をしておけば金額だけ入力するだけで済むようになります。

 (5)摘要登録、(6)の自動仕訳登録は会計ソフト導入時ではなく、会計ソフトを使いながら増やしていってももちろんOKです。
 

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